MED-aftale

I Lyngby-Taarbæk Kommune er der et ønske om en høj grad af information og mulighed for drøftelser af budgettets muligheder, begrænsninger og konsekve­nser – generelt, fagligt og professionelt – set ud fra de ansattes perspektiv.

I henhold til Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse skal der aftales retningslinjer for proceduren for drøftelse af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i MED-systemet. Proceduren for drøftelsen beskrives i denne retningslinje.

Formålet med retningslinjen er således at sikre inddragelse af medarbejdernes erfaringer fra den daglige praksis i budgetbeslutningsprocesserne gennem et samlet MED-system. Medinddragelsen sikrer, at medarbejdernes eventuelle synspunkter og forslag indgår i grundlaget for de politiske beslutninger.

Følgende elementer indgår i den årligt tilbagevendende procedure for drøftelse af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i MED-systemet:

• Hovedudvalget orienteres om planen for den overordnede budgetproces. I forlængelse heraf drøfter Hovedudvalget oplæg til en tids- og aktivitetsplan for udvalgets deltagelse i processen. Som hovedregel vil dette ske omkring udgangen af 1. kvartal.

Tids- og aktivitetsplanen indeholder:

• Ordinære møder, hvor der er afsat tid til information og drøftelse i forbindelse med budgetprocessen, jf. Hovedudvalgets møde- og kalenderplan for det aktuelle år.
• Et møde mellem Hovedudvalget og Økonomiudvalget med henblik på drøftelse af den del af budgetbehandlingen, der vedrører budgettets konsekvenser for arbejds- og personale­forhold i kommunen, jf. bestemmelserne i Rammeaftale om medindflydelse og Medbestemmelse. Mødet afholdes som hovedregel samme dag som budgettet førstebehandles.
• Et budgetorienteringsmøde for niveau 1 og niveau 2 i MED-systemet samt lokaludvalg, der har tværgående karakter (niveau 3). Det vil sige dækker på tværs af ledelses- og centerstrukturen. Mødet holdes i dagene efter budgettets endelige vedtagelse. 

Tids- og aktivitetsplanen kan desuden indeholde:

• En plan for, hvordan mulige budgetforslag drøftes og kvalificeres i det øvrige MED-system forud for et endeligt administrativt budgetforslag offentliggøres.

Der kan i forløbet omkring budgettets tilblivelse efter behov indkaldes til ekstraordinære møder i Hovedudvalget og det øvrige MED-system.

I forbindelse med budgetprocessen generelt gælder at:

• Inddragelse af MED-udvalg på niveau 2 og 3 i drøftelserne af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold sker på det tidspunkt, hvor ledelsen af det pågældende niveau vurderer, at det er relevant i forhold til at give de bedste muligheder for, at formålet med retningslinjen kan efterleves. Personalemøder med MED-status involveres på tilsvarende måde.
• Udmøntningen af budgettet, der medfører betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og i ansættelsesforhold, skal følges af MED-systemet gennem information og eventuel drøftelse i henhold til retningslinjen for behandling af større rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder udbud og udlicitering.
• Information om budgetændringer og tilpasninger i løbet af året til relevante MED-udvalg sker løbende og på det tidspunkt og på den måde, ledelsen vurderer at det er relevant i forhold til at give de bedste muligheder for, at formålet med retningslinjen efterleves. Det kan i nogle situationer være hensigtsmæssigt også at orientere MED-udvalget bredere, f.eks. om den samlede situation i kommunen.

Ansvar og roller

Ledere, medarbejdere og tillidsvalgte har forskellige roller og ansvar i forbindelse med budgettets tilblivelse og vedtagelse. Men fælles er, at man på hver sin måde bidrager til en kvalificeret drøftelse - først i forbindelse med udarbejdelse af budgetforslag, således at der politisk kan træffes beslutninger på et oplyst grundlag, dernæst så de politiske beslutninger kan implementeres på den bedst mulige måde. 

Medarbejdere:

• Klæder medarbejderrepræsentanterne i MED-systemet på, så disse kan bidrage til at kvalificere drøftelserne af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold.
• Deltager aktivt i drøftelsen af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold, når emnet drøftes på personalemøder med MED-status.

Ledelse:

• Informerer og inddrager relevante MED-udvalg på et så tidligt tidspunkt, på en sådan måde og i en sådan form, at der er mulighed for en grundig drøftelse, så medarbejderens synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens og/eller politikernes beslutninger i forbindelse med budgettet.
• Informerer om det vedtagne budget, herunder beslutninger som har betydning i relation til arbejds- og personaleforhold, og drøfter implementering af relevante beslutninger.
• Sikrer, at MED-systemet og relevante personalegrupper involveres i budgetprocessen, når der er tale om betydelige ændringer af arbejds- og personaleforhold, herunder virksomhedsoverdragelse, jf. gældende regler.
• Sikrer, at budgetændringer og tilpasninger i løbet af året behandles i MED-systemet på det rette MED-niveau.

MED og Arbejdsmiljøorganisationen

• Begge sider i MED-udvalget informerer om og drøfter alle forhold af betydning for arbejds- og personaleforhold herunder arbejdsmiljømæssige konsekvenser i relation til budgettets udarbejdelse og implementering, jf. den gensidige informationspligt.
• MED-udvalget gennemfører kvalificerede drøftelser i forbindelse med budgettets udarbejdelse og implementering, hvor udvalget sikrer, at synspunkter og forslag fra alle relevante personalegrupper indgår.

Denne retningslinje er aftalt i Hovedudvalget den 29. januar 2021, og den omfatter alle ansatte i Lyngby-Taarbæk Kommune samt ansatte på selvejende institutioner med hvem kommunen har en driftsoverenskomst, hvoraf det fremgår, at disse er omfattet af kollektive aftaler og overenskomster m.v. indgået mellem KL og de faglige organisationer, jf. Lokalaftalens § 1.

Der er tale om en obligatorisk retningslinje, jf. Lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse § 5, stk. 3, samt Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse § 8, stk. 3.

Retningslinjen træder i kraft den 1. februar 2021, og den gælder, indtil der i Hovedudvalget er opnået enighed om ændringer.

Denne retningslinje evalueres, når arbejdstager- eller arbejdsgiversiden i Hovedudvalget måtte ønske det.

• Lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse (herunder § 5, stk. 3 og § 8, stk. 4)
• Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse (herunder § 8, stk. 3 samt § 9, stk. 4).
• Aktuel tidsplan for budgetprocessen

I Lyngby-Taarbæk Kommune arbejder vi i fællesskab sammen om at udvikle rammerne om opgaveløsningen og om at styrke kvalitet og effektivitet i det daglige arbejde, for at vi bedst muligt kan indfri kommunens målsætninger. Ud fra et helhedsperspektiv og med afsæt i god praksis, evidens og faglighed, understøtter vi, at politikere og ledere træffer beslutninger på et kvalificeret og oplyst grundlag.

Denne retningslinje beskriver proceduren for drøftelse af større rationaliserings- og omstillingsprocesser i MED-systemet. Udover et kvalificeret og oplyst beslutningsgrundlag er formålet at skabe tryghed og forudsigelighed ved større rationaliserings- og omstillingsprojekter gennem ensartede regler og procedurer.

Politikere og ledere skal kunne træffe beslutninger på et kvalificeret og oplyst grundlag. Åbenhed og løbende inddragelse er derfor af central betydning i forbindelse med omstillingsprojekter, herunder udbud og udlicitering. Ledelsen er – dér hvor det kan lade sig gøre – indstillet på en medarbejderinddragelse, der er mere vidtgående, end kommunen er forpligtet til.

Drøftelserne i MED-organisationen forudsætter, at medarbejderrepræsentanterne får den nødvendige information, der gør dem i stand til at indgå i drøftelser om beslutningen, samt at berørte medarbejdere kan deltage aktivt i beslutningens gennemførelse og kan foretage de nødvendige valg vedrørende deres egen arbejdssituation.

Definition af forskellige begreber

Rationaliserings- og omstillingsprojekter betegner den situation, hvor der gennemføres større organisatoriske ændringer, der kan få betydning for medarbejdernes arbejds- og personalemæssige forhold, f.eks. i forbindelse med udbud/udlicitering, privatisering samt ved udmøntning af aftale- og lovbestemt opgaveflytning mellem offentlige myndigheder, selskabsdannelse, rationaliseringer, effektivisering, indførelse af nye interne styreformer og/eller intern omorganisering.

Udbud eller konkurrenceudsættelse betegner den proces, som gennemføres med udgangspunkt i en kravspecifikation for at kunne sammenligne kvalitet og pris for en kommunal driftsopgave hos flere leverandører.

Udlicitering er den situation, hvor en opgave, som hidtil har været løst i kommunalt regi, efter udbud bliver overdraget til en anden leverandør end kommunen.

Offentlig-Private Partnerskaber betegner den situation, hvor en offentlig myndighed ønsker at indgå et samarbejde med en privat virksomhed om drift- eller serviceydelser. Partnerskabet består i, at den private virksomhed påtager sig at varetage drift- og serviceopgaver, men samtidig skal involvere sig i at udvikle ydelser og processer sammen med den offentlige myndighed.

Det er kun større rationaliserings- og omstillingsprojekter samt udbuds- og udliciteringsopgaver, der kan få konsekvenser for de ansatte, som er omfattet af disse retningslinjer.

Ansvar og rolle

Ledere og medarbejderrepræsentanter har forskellige roller og ansvar i forbindelse med drøftelse af større rationaliserings- og omstillingsprojekter, men fælles er, at man på hver sin måde bidrager til en grundig drøftelse og en hensigtsmæssig implementering. Medinddragelse giver et godt grundlag for at udvikle idéer og perspektiver og bidrager til at kvalificere ledelsens beslutningsgrundlag, ligesom en grundig information og drøftelse giver større engagement og større ejerskab til beslutningerne.

Medarbejdere:

• Klæder sine repræsentanter i MED-organisationen på, således at medarbejdernes synspunkter, bekymringer eller forslag kan indgå i en grundig drøftelse i MED-udvalget.
• Berørte medarbejdere deltager aktivt i implementeringen af beslutningen og foretager de nødvendige valg vedrørende deres egen arbejdssituation.

Medarbejderrepræsentanter:

• Har pligt til at informere ledelsen om væsentlige forhold på arbejdspladsen og komme med forslag til forandringer og forbedringer.
• Er særlig opmærksom på at drøfte en påtænkt betydelig ændring med personalegrupperne, der berøres af ændringen.
• Kan fremsætte krav om, at medarbejdersiden suppleres med en tillids- eller medarbejderrepræsentant fra den berørte gruppe, når sagen drøftes i MED-udvalget.

Ledelse:

• Har en særlig pligt til at informere om og drøfte en påtænkt betydelig ændring i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene, herunder beslutninger om virksomhedsoverdragelse. Drøftelsen skal ske på et passende tidspunkt, på en passende måde og med et passende indhold.
• Skal sikre, at medarbejdernes synspunkter og forslag indgår i det politiske beslutningsgrundlag.
• Skal informere om politiske beslutninger om rationalisering, omstilling og udbud, drøfte implementeringen af disse beslutninger og løbende orientere om implementeringsprocessen.

MED-udvalg:

• Det MED-udvalg, der i henhold til den lokale aftale om medbestemmelse og medindflydelse skal behandle sagen, skal så tidligt som muligt i processen have information om et forslag samt baggrunden for forslaget, således at det giver mulighed for en grundig drøftelse af konsekvenserne for de berørte medarbejdere.
• MED-udvalget kan beslutte at igangsætte en proces med drøftelser på et lavere niveau med henblik på at få tilbagemeldinger, som kan kvalificere MED-udvalgets drøftelse af forslaget.
• Træffes der beslutning om rationalisering, omstilling eller udbud, drøftes proces for implementering i MED-udvalget, ligesom MED-udvalget løbende skal holdes orienteret om implementeringsprocessen.

Særligt om Hovedudvalget:

• Skal løbende holdes orienteret om kommunens samlede udbudsplan med henblik på at sikre medarbejderinddragelsen i beslutningsprocesserne på den bedst mulige måde
• Holdes orienteret om status på igangværende projekter.
• Skal en gang årligt have en samlet orientering med status for kommunens påbegyndte og afsluttede konkurrenceudsættelsesprojekter.

Om drøftelsernes indhold i MED-regi

Når drøftelserne tilrettelægges på det relevante MED-niveau, skal der tages hensyn til, om de ansatte, som det enkelte MED-udvalg repræsenterer, er direkte eller indirekte berørt af en konkurrenceudsættelse. Kravene til information og drøftelse skærpes, jo mere kompliceret og jo mere indgribende sagen er for medarbejderne.

Indebærer en beslutning betydelige ændringer for en personalegruppes arbejds- og personaleforhold, og denne gruppe ikke er repræsenteret i det relevante MED-udvalg, kan medarbejdersiden suppleres med en tillidsrepræsentant for gruppen eller en anden medarbejderrepræsentant, såfremt der ikke er valgt en tillidsrepræsentant. Et sådan krav fremsættes i forlængelse af, at medarbejdersiden bliver bekendt med, at der skal ske en MED-behandling.

Drøftelserne i MED-regi kan med fordel suppleres med personalemøder eller lignende for de direkte berørte medarbejdere, således at der bliver reel mulighed for, at de berørte medarbejdere kan få afklaret evt. tvivlsspørgsmål i processen.

Er en medarbejdergruppe kun perifert eller indirekte berørt, kan det i visse situationer være tilstrækkeligt, at ledelsen informerer om baggrund og status for den konkrete sag – eksempelvis en udbudssag.

Medarbejdernes retsstilling

I processen og efter en evt. udlicitering kan medarbejdernes retsstilling være reguleret af lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse.

I det udbudsmateriale, der udarbejdes, vil der altid indgå oplysninger om de konkrete forhold for medarbejderne.

Sammenhæng med andre procedureretningslinjer, øvrige retningslinjer og centrale regler

De overordnede beslutninger i forbindelse med forslag om rationalisering, omstilling eller udbud træffes ofte i forbindelse med budgetlægningen. Drøftelserne i forbindelse med budgetlægningen følger den til enhver tid aftalte budgetprocedure.

MED-organisationen er ansvarlig for, at de processer, der tilrettelægges til drøftelse af et forslag om rationalisering, omstilling eller udbud, lever op til MED-aftalen. Det er ledelsens ansvar, at informationer om forslagets konsekvenser med hensyn til personalebehov, kompetenceudvikling, arbejdstilrettelæggelse og arbejdsmiljø er tilgængelige for MED-organisationen.

Procedurerne skal respektere kommunens udbudspolitik.

I øvrigt gælder MED-rammeaftalens Protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering (indgået mellem KL og KTO).

Denne retningslinje er aftalt i Hovedudvalget den 6. december 2022, og den omfatter alle ansatte i Lyngby-Taarbæk Kommune samt ansatte på selvejende institutioner med hvem kommunen har en driftsoverenskomst, hvoraf det fremgår, at disse er omfattet af kollektive aftaler og overenskomster m.v. indgået mellem KL og de faglige organisationer, jf. Lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse i Lyngby-Taarbæk Kommune § 1.

Der er tale om en obligatorisk retningslinje, jf. Lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse § 5, stk. 3, samt Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse § 8, stk. 3.

Retningslinjen træder i kraft den 6. december 2022, og den gælder, indtil der i Hovedudvalget er opnået enighed om ændringer.

Denne retningslinje evalueres, når arbejdstager- eller arbejdsgiversiden i Hovedudvalget måtte ønske det.

• Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse, KL og Forhandlingsfællesskabet
• Lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse i Lyngby-Taarbæk Kommune
• Protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og licitering
• Lov om virksomhedsoverdragelse
• Referat af Hovedudvalgets møde den 6. december 2022

Personalepolitikken udgør sammen med kommunens Leder- og Medar­bejdergrundlag og den lokale MED-aftale værdigrundlaget for vores arbejde. Vi har alle et fælles ansvar for, at værdierne afspejles i den måde, vi sammen løser opgaverne på. Derigennem sikrer vi sammen, at Lyngby-Taarbæk Kommune er en attraktiv arbejdsplads, hvor vi som ansatte trives med hinanden og løser meningsfulde opgaver med høj faglighed og professionalisme.

I henhold til Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse skal der aftales retningslinjer for proceduren for drøftelse kommunens personalepolitik, herunder eksempelvis ligestilling, kompetenceudvikling mv. Proceduren beskrives i denne retningslinje.

Formålet med retningslinjen er således at sikre en god procedure, der bidrager til at medarbejdere og ledelse sammen drøfter alle relevante personalepolitiske forhold med henblik på, at kommunens personalepolitik bedst muligt kan understøtte gode arbejdspladser med gode rammer for løsning af kerneopgaven. 

Betegnelsen personalepolitik bruges i denne retningslinje i bred forstand og er en samlet betegnelse for kommunens politikker vedrørende personalepolitiske forhold.

Følgende elementer indgår i proceduren for drøftelse af kommunens personalepolitik:

• Elementerne i personalepolitikken kan efter behov tages op til konkret drøftelse i Hovedudvalget. Dette kan ske ved, at medlemmerne retter henvendelse til sekretæren og anmoder om, at der optages et punkt på et kommende møde. Anmodningen drøftes herefter imellem formand og næstformand i forbindelse med udfærdigelse af dagsorden.
• Hovedudvalget skal hvert andet år (med mindre der aftales en anden periode) gennemføre en strategisk drøftelse af, hvilke indsatsområder og opgaver, som de lokale parter er enige om, er særligt væsentlige at fokusere på og arbejde med i perioden, og på baggrund af drøftelsen fastlægge en strategiplan. Formålet er, at dagsordenen i Hovedudvalget til enhver tid afspejler de aktuelle arbejds-, personale-, samarbejds og arbejdsmiljøforhold, som er særligt væsentlige i kommunen.
• I forbindelse med, at Hovedudvalget drøfter planen for det kommende års møder og emner tages en generel drøftelse om, hvorvidt der er hovedtemaer indenfor det personalepolitiske felt, som Hovedudvalget ønsker at få en temadrøftelse af på et møde i det pågældende år. Der skeles i den forbindelse til den aftalte strategiplan. Samtidig aftales det, hvornår Hovedudvalget i løbet af året vil gennemføre de forskellige (årlige) drøftelser, som er fastlagt i centrale aftaler.
• I forbindelse af drøftelsen af planen for det kommende års møder og emner drøftes og aftales formen for en eventuel involvering af den øvrige MED-organisation i valgte personalepolitiske temaer. Dette med henblik på at sikre et levende arbejde i kommunens samlede MED-organisation, herunder personalemøder med MED-status.
• Ligestillingsredegørelsen udarbejdes i henhold til gældende regler og skal altid drøftes i Hovedudvalget.   

Ansvar og roller

Ledere og medarbejderrepræsentanter har forskellige roller og ansvar i forbindelse med personalepolitikkens tilblivelse og vedtagelse, men fælles er, at man på hver sin måde bidrager til en grundig drøftelse og god implementering af politikken. 

Medarbejdere:

• Klæder medarbejderrepræsentanterne i MED-systemet på, så disse kan bidrage til at kvalificere drøftelserne af arbejds- og personaleforhold, herunder kommunens personalepolitik.
• Deltager aktivt i drøftelsen af arbejds- og personaleforhold, herunder kommunens personalepolitik, når denne drøftes på personalemøder med MED-status.

Ledelse:

• Informerer og inddrager MED-organisationen på et så tidligt tidspunkt, på en sådan måde og i en sådan form, at der er mulighed for en grundig drøftelse, så medarbejderens synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens og/eller politikernes personalepolitiske beslutninger.
• Informerer om kommunens personalepolitikker og sikrer i samarbejde med medarbejderne, at disse implementeres i organisationen.

MED og Arbejdsmiljøorganisationen:

• Begge sider i MED-udvalget informerer om og drøfter alle forhold af betydning for arbejds- og personaleforhold, herunder kommunens personalepolitik.
• MED-udvalget gennemfører kvalificerede drøftelser af, hvordan kommunens personalepolitik og værdier implementeres lokalt.

Denne retningslinje er aftalt i Hovedudvalget den 6. december 2022, og den omfatter alle ansatte i Lyngby-Taarbæk Kommune samt ansatte på selvejende institutioner med hvem kommunen har en driftsoverenskomst, hvoraf det fremgår, at disse er omfattet af kollektive aftaler og overenskomster m.v. indgået mellem KL og de faglige organisationer, jf. Lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse i Lyngby-Taarbæk Kommune § 1.

Der er tale om en obligatorisk retningslinje, jf. Lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse § 5, stk. 3, samt Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse § 8, stk. 3.

Retningslinjen træder i kraft den 6. december 2022, og den gælder, indtil der i Hovedudvalget er opnået enighed om ændringer.

Denne retningslinje evalueres, når arbejdstager- eller arbejdsgiversiden i Hovedudvalget måtte ønske det.

• Lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse i Lyngby-Taarbæk Kommune
• Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse, KL og Forhandlingsfællesskabet
• Referat af Hovedudvalgets møde den 6. december 2022