Det er beboerne selv, der kan stille forslag på de årlige møder i kommunens boligafdelinger; afdelingsbestyrelsen har også mulighed for at fremføre forslag til afstemning på møderne. Såfremt boligafdelingen ikke har valgt egen afdelingsbestyrelse – hvilket er tilfældet i Taarbæk - varetager Ejendomskontoret den rolle. Der blev afholdt afdelingsmøde i boligafdelingen i den 6. september 2021. Forslag til behandling på afdelingsmøder skal fremstilles senest 14 dage forud for et sådan møde.

Det er efter forholdene en relativ bekostelig affære at udskifte døradgangssystem på eksisterende bygninger. Udgiften hertil skal i givet fald afholdes af beboerne og skal indarbejdes og prioriteres i forhold til øvrige planlagte vedligehold i afdelingens 20-årige vedligeholdelsesbudget.

Hjemmesygeplejen har ansvaret for, at der foreligger den nødvendige dokumentation i forhold til en sygeplejeopgave, der overdrages/delegeres til social- og sundhedsassistenter.

I svar på politikerspørgsmål om ”Afsat tid til dokumentation for hjælp pr. borger” er beskrevet hvilken tid, som sygeplejersker har til dokumentation. Forvaltningen og hjemmeplejens vurdering er, at den afsatte tid er tilstrækkelig. Udfordringer med at få dokumenteret vurderes ikke at være relateret til den tid, som er sat af til opgaverne, men kan opstå ved stillingsledighed og det pres i forhold til opgaveløsningen, der følger heraf, samt hvis medarbejderne ikke er fuldt ud klædt på til opgaven. Der arbejdes løbende med kompetenceudvikling for at adressere sidstnævnte.

Social- og sundhedsassistenter har 30 minutter hver morgen til sammen med sygeplejersker at skabe overblik over nye borgere, følge op på registrerede afvigelser hos borgerne, opdatere medicinkort m.v. Der kan også inden for de 30 minutter ske overdragelse af sygeplejeopgave fra sygeplejersker til social- og sundhedsassistenter, herunder drøftelse af håndtering af den konkrete opgave.

Hjemmeplejens kvalitetshandleplan omfatter en indsats i forhold til understøtte medarbejdernes kendskab til og anvendelse af instrukser for udlevering af dispenseret medicin. På Social- og Sundhedsudvalgets møde den 21. september 2021 er givet en status for indsatsen, som er:

Alle medarbejdere er undervist i et softwareprogram, hvor de nemt kan tilgå sygeplejefaglige instrukser om bl.a. dispenseret medicin. De er også undervist i, hvordan de slår op i pleje-og behandlingsinstrukser på kommunens intranet.

Der sker løbende oplæring i optælling og dokumentation af dispenseret medicin ved udlevering til borger. Forvaltningen er ved at undersøge, om der kan indføres en egistrering i det elektroniske omsorgssystem af, om medicin er udleveret.

Det er forudsat i kvalitetshandleplanen, at indsatsen kan afholdes indenfor hjemmeplejens budgetramme. Det er forvaltningens vurdering, at nødvendig kompetenceudvikling også fremadrettet bør kunne afholdes indenfor ældreområdets budgetramme, og at den primære udfordring ved at gennemføre kompetenceudvikling er i situationer med stillingsledighed, hvor det kan være svært at prioritere tid til uddannelsesaktiviteter.

Afløsere ansættes så vidt muligt som faste afløsere, fordi de har en anden og tættere tilknytning til arbejdspladsen og borgerne end de eksterne vikarer.

For de faste afløsere er der forskellige tilbud/indsatser. For nye afløsere er der et fast introduktionsprogram, hvor en mentor tilknyttet den nyansatte introducerer blandt andet generelt til hjemmeplejen, om den sundhedsprofessionelles rolle, om instrukser og alkohol- og rygepolitikker mv. samt den daglige praksis i borgernes hjem, herunder fx udførelse af personlig pleje, god hud- og mundpleje, kateterpleje, lejring, forebyggelse af tryk mv. Derudover introducerer en planlægger den nyansatte om en række tjenesteforhold som fx kørelister, e-nøgler mv. Derudover tilbydes kurser i blandt andet sygepleje, forflytningsteknik og demens for afløsere.

I den nuværende situation med mange ubesatte stillinger og behov for mange afløsere og vikarer er udfordringen, at det er utrolig svært at tilvejebringe tilstrækkelig tid til at gennemføre introduktionsprogrammet fuldt ud for de nyansatte afløsere.

For de eksterne vikarer kan ikke sikres den samme oplæring.

I forhold til at give afløsere og vikarer viden om de enkelte borgere skal de som andre medarbejdere orientere sig om borgere i omsorgssystemet Nexus. Der er ikke afsat særskilt tid til dette. Dog er det en del af kontrakten med de eksterne vikarer, at de har denne opgave.

Der er afsat fast 10 minutter om morgenen, hvor afløser/vikar får udleveret nøgle og telefon og en udprintet køreliste. I aftenvagten anvendes udelukkende lister via telefonen.

Dilemmaet er hvor meget tid, der kan bruges på afløsere og vikarer, fordi kørelisterne er nødt til at være så optimerede som muligt givet den økonomiske ramme i et aktivitetsafregnet system.

Det optimale ville være, hvis der kunne frigives mere tid til en faglig overlevering om morgenen. Det er ikke muligt inden for den nuværende ramme, og det vil forudsætte yderligere overvejelser at vurdere det konkrete behov og de afledte økonomiske konsekvenser, herunder eventuelt at finde inspiration hos andre kommuner, som alle oplever de samme problematikker.

Der sættes ikke fast tid af til dokumentation pr. borger.

Når borgere tildeles hjælp, sker det med afsæt i kommunens indsatskatalog. Kataloget angiver en vejledende tid i forhold til udførelse af opgaven inklusiv dokumentation. Den vejledende tid varierer afhængigt af opgavens omfang og kompleksitet, fx afsættes 60 minutter til en sygeplejefaglig udredning inkl. dokumentation.

Derudover er der afsat ekstra tid til journaloverblik, opfølgning på dokumentation og opgaver m.v. Tid og dokumentationsopgaver er tilpasset de enkelte faggrupper:

• Social- og sundhedshjælpere (og ufaglærte) i dag- og aftenvagt har i alt 10 minutter dagligt til koordinerings- og dokumentationsopgaver. Oprindeligt havde de 5 minutter, men i forbindelse med kvalitetshandleplanen er der finansieret yderligere 5 minutter til dokumentation. Der dokumenteres alene afvigelser for de enkelte borgere på daglig basis, og det er således ikke alle borgerbesøg, hvor der dagligt er behov for dokumentation. Dokumentation af afvigelser kan ske i forbindelse med besøget. Sker det ikke fuldt ud, så kan medarbejderne samle op på dokumentation af disse afvigelser mellem eller ved afslutning af borgerbesøg. Det er til dette, at tiden er tiltænkt. Medarbejderne kan bede om ekstra tid til oprettelse af nye indsatsmål og døgnrytmeplaner ved behov. Derudover er der som et særligt tiltag i det kommende halve år sat 15 min. pr. md af til opfølgning på indsatsmål og døgnrytmeplaner.
• Social- og sundhedsassistenter har 30 minutter hver morgen til sammen med sygeplejersker at skabe overblik over nye borgere, følge op på registrerede afvigelser hos borgerne, opdatere medicinkort m.v. Desuden kan social- og sundhedsassistenter bede om tid til oprettelse af indsatsmål og handlingsanvisninger, herunder døgnrytmeplaner, og dokumentation i komplekse borgerforløb.
• Sygeplejersker har 30 minutter morgen og 30 minutter om eftermiddagen til få et fagligt overblik over borgerne. Tiden anvendes om morgenen sammen med social- og sundhedsassistenter. Sygeplejersker kan også bede om at få visiteret ekstra tid til dokumentation.

EOJ ambassadører og EOJ frontløbere har en særlig rolle i forhold til at understøtte og sikre, at der dokumenteres korrekt (EOJ står for Elektroniske Omsorgs Journal). Der er udpeget en EOJ ambassadør for hvert område i hjemmeplejen - 5 i dagvagt, 2 i aftenvagt og 1 i Vagtcentralen. Hvert område i dagvagt består af 2 teams, mens der er er 5 teams i aftenvagten. Der er tilknyttet 2 EOJ frontløbere til hvert team.

• EOJ ambassadører får gennemsnitligt 5 timer om ugen til at undervise, fastholde og udvikle dokumentationspraksis (herunder audits) og implementere og formidle nye arbejdsgange og funktioner i den elektroniske omsorgsjournal. Desuden indgår de i et centralt netværk for EOJ ambassadører, hvor de klædes på i forhold til nye tiltag og tester nye funktioner.
• Der er afsat gennemsnitligt 5 timer om ugen til EOJ frontløbere pr. område. Tiden skal fordeles mellem EOJ frontløberne i et område. I praksis er der 4 frontløbere knyttet til et område i dagvagt – 2 til hvert team – således at hvert team får 2½ times understøttelse ugentligt. I aftenvagten er der to områder med fem teams. Hvert team har ligeledes to frontløbere tilknyttet, som har 1 time pr. uge til understøttelse af dokumentationen. Der har ikke tidligere været afsat tid til frontløbere i aftenvagten – tiden er finansieret af ekstra midler afsat i forbindelse med vedtagelse af kvalitetshandleplanen. Frontløberne tjekker teamets borgerliste og følger op på, at dokumentationen er påbegyndt og korrekt udført på nye borgere. Derudover laver frontløberne audit på to borgere pr. område pr. måned i et auditteam bestående af frontløber, EOJ ambassadør og øvrige relevante medarbejdere. Endelig bistår frontløberne deres kolleger i teamet i forhold til dokumentation og deltager i EOJ møder, hvor det identificeres hvilke indsatsområder, der skal arbejdes med i den kommende tid i forhold til dokumentationen.

Dokumentationstiden for den enkelte borger afpasses således primært behovet i den enkelte borgers sag.

Som også nævnt i besvarelsen af et andet spørgsmål vedrørende hjemmeplejen, så er den helt primære udfordring aktuelt at skabe tid til arbejdet med mange ubesatte stillinger.

Det fremgår også af sag om opfølgning på hjemmeplejens kvalitetshandleplan (Social- og Sundhedsudvalget den 21. september 2021), at forvaltningen vil genvurdere behovet for tid afsat til social- og sundhedshjælperne til dokumentationsopgaver - d.v.s. om de ekstra 5 minutter dagligt til dokumentation - finansieret ved godkendelse af kvalitetshandleplanen - er tilstrækkelige.

I vurderingen vil indgå, om de 5 minutter er passende i forhold til at sikre balance mellem tid til borgerne, dokumentationstid og øvrig arbejdstid. Når hjemmeplejens planlægning af kørelister og arbejdsplanlægningen er blevet nærmere vurderet forelægger forvaltningen et bud på ovenstående, herunder om ressourcerne er tilstrækkelige til at sikre kvaliteten.

Hjemmeplejens kvalitetshandleplan omfatter forskellige indsatser i forhold til at opnå en fælles faglig forståelse for dokumentationspraksis, herunder i forhold til arbejdet med døgnrytmeplaner. Indsatserne er:

A) Social- og sundhedsassistenter og social- og sundhedshjælpere (både dag- og aftenvagt) samles på tværs af enhederne til undervisning, herunder i indsatsmål, døgnrytmeplan, generelle oplysninger, observationsnotater samt at orientere sig i ”øjet” og oprettelse af helbredstilstande. Som opfølgning på undervisning sættes tid af til 1½ times opsamling 4-6 uger efter undervisning, jf. punkt 2 i kvalitetshandleplanen.

Afledte udgifter forbundet med undervisningen er i kvalitetshandleplanen forudsat finansieret inden for budgetrammen.

B) Afdelingsledere i hjemmeplejen og lokalt audit team (EOJ frontløbere og EOJ ambassadør) gennemfører 2 gange månedligt audit i alle enheder, hvor den enkelte medarbejder får en direkte læringsbaseret tilbagemelding. Derudover følges op med læring og videndeling i enheden, jf. indsats beskrevet i kvalitetshandleplanen, punkt 2. EOJ er en forkortelse for Elektronisk Omsorgs Journal.

Afledte udgifter til honorering af 10 særligt uddannede EOJ frontløbere i aftenvagten på varigt knap 93.000 kr. årligt er finansieret i sag om kvalitetshandleplan vedtaget i Kommunalbestyrelsen i marts 2021.

C) Der er iværksæt sidemandsoplæring og i aftenvagten en dokumentationscafe, ligesom der har været fokus på særlige "nålestiksindsatser". "Nålestiksindsatserne" handler især om at bistå de medarbejdere, der har/har haft brug for ekstra understøttelse i dokumentationsarbejdet.

Det gælder både i forhold til opdatering af døgnrytmeplaner, handlingsanvisninger og indsatsmål mv. som led i en samlet forbedring af dokumentations/EOJ indsatsen. Udgifter til ”nålestiksindsatserne” kan medfinansieres af midler afsat af Kommunalbestyrelsen som opfølgning på indhentelse af efterslæb grundet Covid19.

Ud over A)-C), der målrettet dokumentation, er der også i kvalitetshandleplanen sat midler af i 2021 (engangs) til, at afdelingslederne sammen med medarbejderne kan gennemføre refleksionsmøder om kontinuitet i borgerforløb, faglige spørgsmål mv.(en gang om måneden i dagvagt og hver anden måned i aftenvagt). Refleksionsmøderne har været meget positivt taget imod af medarbejderne.

For at understøtte medarbejdernes faglige forståelse for dokumentationsarbejdet er det nødvendigt løbende at gennemføre kompetenceudvikling, herunder ved nyansættelser og opfriskning af viden for allerede ansatte. Dette sker i form af efteruddannelsesaktiviteter finansieret af den såkaldte FOA pulje og/eller AMU kurser. Derudover sker der en løbende sidemandsoplæring.

En vedvarende og meget aktuel udfordring er at skabe tid til aktiviteterne grundet mange ubesatte stillinger i hjemmeplejen.

Det er endnu for tidligt at vurdere, om de besluttede indsatser og ressourcer er tilstrækkelige, herunder om nogle af de indsatser, hvor finansieringen bortfalder fra 2022, med fordel kunne fortsætte og understøtte medarbejdernes faglige forståelse for dokumentation mv.

Hjemmeplejens Kvalitetshandleplan, punkt 2, omhandler indsatser, der skal højne kvaliteten i den plejefaglige dokumentation, herunder bl.a. at

A. Social- og sundhedshjælpere og social- og sundhedsassistenter undervises i døgnrytmeplaner mv.

B. Fast 5 minutters dokumentationstid dagligt til social- og sundhedshjælpere

C. Udpegning af frontløbere i den Elektroniske Omsorgsjournal (EOJ) i aftenvagten, der hver får en 1/2 time pr. uge til plejefaglig journalføring.



Udpegning af EOJ frontløbere i aftenvagten er i tillæg til de EOJ frontløbere, der allerede er i dagvagten i de enkelte hjemmeplejeteams til plejefaglig journalføring. Tiden er fordelt således, at frontløberne i hvert team i dagvagt har 2½ time pr. uge til at understøtte dokumentationen, mens hvert team i aftenvagten har 1 time pr. uge. I dagvagt løses opgaven af en frontløber pr. team, mens opgaven deles mellem to frontløbere pr. team i aftenvagten.

Der er forudsat følgende omkring ressourcer til indsatsen:

Ad A) Udgifter afholdes inden for budgetrammen

Ad B) KMB har bevilget ekstra 1.025.000 kr. årligt.

Ad C) KMB har bevilget 92.800 kr. årligt til EOJ frontløbere i aftenvagten. EOJ frontløbere i dagvagten er finansieret tidligere og afholdes inden for budgetrammen.

Det er forvaltningens vurdering, at de afsatte ressourcer i forhold til at nå målet for kvalitetssikring af døgnrytmeplaner umiddelbart og nu og her er tilstrækkelige med A)-C).

Den helt primære udfordring er aktuelt at skabe tid til arbejdet med mange ubesatte stillinger. Som det også fremgår af sag om opfølgning på hjemmeplejens kvalitetshandleplan (SSU 21. september 2021), vil forvaltningen genvurdere behovet for tid afsat til social- og sundhedshjælperne til dokumentationsopgaver - d.v.s. om de 5 minutter dagligt til dokumentation sammen med de i forvejen afsatte 5 minutter dagligt til koordinerings- og dokumentationsopgaver er tilstrækkelige.

I vurderingen vil indgå, om den afsatte tid er passende i forhold til at sikre balance mellem tid til borgerne, dokumentationstid og øvrig arbejdstid. Når hjemmeplejens planlægning af kørelister og arbejdsplanlægningen er blevet nærmere vurderet forelægger forvaltningen et bud på ovenstående.

Siden 1. januar 2019 har social- og sundhedshjælperne og ufaglærte i hjemmeplejen mødt direkte hos første borger på hverdage. Social- og sundhedshjælperne kan/skal orientere sig i køreliste og borgerjournalen på telefon, ligesom e-nøgler kan opdateres ved frokosttid. Alle sygeplejersker og social- og sundhedsassistenter møder uændret op i enheden ved arbejdstids start og foretager opsamling af viden og dokumentation.

Ordningen med at køre ud hjemmefra betød en besparelse på 0,65 mio. kr. årligt.

Ulemper

Hjemmeplejen – såvel ledelse som medarbejdere - oplever det som en ulempe, at en medarbejdergruppe, herunder med den korteste uddannelse og ufaglærte, ikke ved arbejdsdagens begyndelse kan få kollegial og faglig sparring omkring de borgere, som er triageret ”gule” eller ”røde”, dvs. hvor der som en del af tidlig opsporing er observeret en forringet helbredstilstand og/eller nedsat funktionsevne hos de pågældende borgere (ikke akut tilstand), som kalder på en særlig indsats. Social- og sundhedshjælperne og ufaglærte kan således miste værdifuld viden om borgerne, der kan have betydning for kvaliteten af opgaveløsningen.

Social- og sundhedshjælperne og ufaglærte oplever heller ikke på samme måde som de øvrige medarbejdere at være en del af et team med et fælles fagligt ansvar for borgerne. For disse medarbejdere kan der derfor opstå en følelse af, at fordi de er ufaglærte eller ”kun” social- og sundhedshjælpere, så er de ikke værdige sparringspartnere – og det er ikke en rar følelse.

Medarbejderne giver også udtryk for, at der ved misforståelser omkring en fridag eller afspadsering, så kan man opleve, at planlæggerne først bliver vidende om det, når borgerne begynder at ringe ind for at høre, hvor deres hjælp bliver af. Den slags oplevede man ikke tidligere.

Derudover ser hjemmeplejens ledelse det som en ulempe, at sygeplejersker og assistenter ikke får fokus på, at de i nogle situationer med fordel kunne køre ud sammen med en social- og sundhedshjælper og/eller en ufaglært til en borger.

Der kan også være en forsinkelse på løsningen af opgaver, fordi viden om en borger først kommer til social- og sundhedsassistentens eller sygeplejerskens kendskab, når social- og sundhedshjælperen og/eller en ufaglært får tid til at melde det ind.

Endelig ser hjemmeplejens ledelse det også som en ulempe, at muligheden for at opsnappe et eventuelt kompetenceudviklingsbehov via den dialog/den relationelle koordinering, der foregår mellem medarbejderne, forringes.

Fordele

En fordel er, at social- og sundhedshjælperne og ufaglærte kan nå ud til nogle borgere tidligere end ellers, dvs. nogle af de borgere, som gerne vil meget tidligt op, har mulighed for dette.

Nogle medarbejderne oplever det også som en fordel, at der gives mulighed for stor selvstændighed og udvises stor tillid til dem, fordi organisationen giver frihed under ansvar ved at kunne starte ud hjemmefra.

Medarbejdere med mindreårige børn kan også opleve, at de bedre kan nå at følge i institution og nå hjem og hente telefon og nøgle inden, at de skal møde ind på job. Der har altid været nogle stykker, der har haft brug for det. Hovedparten møder dog 7.30.

Endelig er det en fordel, at der spares køretid og derved kan opnås en økonomisk besparelse.

Pr. 7. september 2021 er der samlet set 62 vakante stillinger i henholdsvis hjemmeplejen og på plejecentrene.

Hjemmeplejen: 40, heraf 19 i aftenhjemmeplejen og inkl. 1 afdelingslederstilling

Baunehøj: 4

Virumgaard: 5, inkl. 1 kontorlederstilling

Bredebo: 2, inkl. 1 afdelingslederstilling

Solgården: 11

De vakante stillinger er hovedsagelig SSH og SSA-stillinger.

Forvaltningen kan oplyse, at antallet af ansøgninger om diabeteshjælpemidler, herunder ansøgninger om automatiske glukosemålere, ikke registreres i en form, så det er muligt at trække data herom ud af kommunens digitale omsorgssystem.

For så vidt angår serviceniveauet for glukosemålere i Ballerup Kommune har forvaltningen fortsat ikke kunnet få kontakt til relevante i Ballerup Kommune. Når forvaltningen har fået svar fra Ballerup, vil svaret blive opdateret.