Retningslinje for håndtering af nære relationer i Lyngby-Taarbæk Kommune

Retningslinjen skal bidrage til, at medarbejdere og ledere i Lyngby-Taarbæk Kommune har fælles rammer for, hvordan nære relationer håndteres, så der ikke opstår tvivl om habilitet, favorisering eller forskelsbehandling. Samtidig skal retningslinjen understøtte kommunens værdier om tillid, dialog og professionalisme.

Anvendelsesområde

Retningslinjen er relevant i de situationer, hvor nære relationer kan have – eller opleves at have – betydning for arbejdsmæssige beslutninger, herunder men ikke begrænset til:

• ledelses- og referenceforhold
• ansættelse, forfremmelse, afskedigelse og lønforhandling
• fordeling af arbejdsopgaver, kompetenceudvikling og arbejdstid
• sagsbehandling, tilsyn og myndighedsudøvelse
• vurdering, prioritering eller kontrol af andres arbejde
• indkøb af eksterne ydelser.
• Retningslinjen gælder for alle medarbejdere og ledere, uanset ansættelses- form, og finder anvendelse, uanset om relationen er opstået før eller under ansættelsen.

Baggrund

Lyngby-Taarbæk Kommune ønsker at fremme et arbejdsmiljø præget af samarbejde, professionalisme og gensidig tillid. For at undgå tvivl om habilitet og sikre ensartet praksis, er der behov for klare retningslinjer for håndtering af nære relationer på arbejdspladsen.

Retningslinjen tager afsæt i kommunens personalepolitik, den lokale MED-aftale samt gældende lovgivning, herunder Forvaltningslovens regler om habilitet.

Definition af nære relationer

Nære relationer omfatter relationer, hvor der kan opstå tvivl om objektivitet i arbejdsmæssige beslutninger.

Dette kan bl.a. være:

• nær familie: Forældre, børn, søskende, ægtefæller og samlevende
• kæreste- og samlivsforhold, uanset om parterne bor sammen
• nære venskaber, forstået som relationer med tæt, personligt tilhørsforhold, som rækker ud over almindeligt kollegialt samarbejde, fx
• hyppig privat kontakt uden for arbejdet
• deltagelse i fælles ferier eller større private begivenheder
• relationer præget af særlig loyalitet eller fortrolighed. 

Det afgørende er ikke relationens formelle betegnelse, men om relationen kan påvirke – eller opfattes som påvirkende – dømmekraft, beslutninger eller handlinger i arbejdet.

Retningslinjer

Åbenhed om relationer

Medarbejdere og ledere har ansvar for at udvise åbenhed og skal orientere nærmeste leder, hvis der eksisterer eller opstår en nær relation på arbejdspladsen, som kan være relevant i forhold til arbejdsopgaver, ledelse eller beslutninger.

For ledere gælder, at orientering skal ske til egen leder eller relevant overordnet niveau.

Habilitet

Medarbejdere og ledere må ikke deltage i sagsbehandling, beslutninger eller vurderinger, der direkte vedrører personer, som de har en nær relation til – uden at der er oplyst om denne relation.

Dette gælder bl.a. ved:

• ansættelser of afskedigelser
• løn- og personalesager
• faglige vurderinger og kontrol
• tildeling af opgaver, ansvar eller goder
• indkøb af eksterne ydelser.

Særligt om ledere og hierarki

Der gælder skærpede krav for ledere, da der er indbygget magt- og afhængighedsforhold i ledelsesrelationer.

Hvis en leder har en nær relation til en medarbejder inden for eget ansvarsområde, skal der altid foretages en konkret vurdering af:

• habilitet
• ledelsesansvar
• arbejdsmiljø og oplevet retfærdighed.

I sådanne tilfælde skal opgaver, beslutningskompetence eller referenceforhold som udgangspunkt placeres hos en anden leder.

Ledelsesmæssigt ansvar

Det er ledelsens ansvar at sikre, at retningslinjen efterleves, og at der handles rettidigt, hvis der opstår tvivl om habilitet eller objektivitet.

Lederen skal i dialog med den berørte medarbejder vurdere, hvilke foranstaltninger der er nødvendige for at sikre saglighed og tillid.

Fortrolighed og respekt

Oplysninger om nære relationer håndteres fortroligt og med respekt for den enkelte. Kun relevante oplysninger deles, og kun med de personer, der af arbejdsmæssige årsager har behov for kendskab hertil.

Konsekvenser ved overtrædelse

Overtrædelse af retningslinjen kan medføre ledelsesmæssige tiltag, herunder ændring af arbejdsopgaver, referenceforhold eller organisatorisk placering.

Ikrafttræden og revision

Retningslinjen træder i kraft ved godkendelse i Hovedudvalget og revideres minimum hvert tredje år eller ved behov.