Sådan behandler vi dine persondata i Center for Politik og Organisation

Oplysninger om behandling af dine personoplysninger

I Lyngby-Taarbæk Kommune har vi fokus på at beskytte de personoplysninger, vi behandler om borgerne.

I det følgende kan du læse mere om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

Den dataansvarlige

Lyngby-Taarbæk Kommune er den juridiske enhed, som er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Du kan kontakte os på:

Lyngby-Taarbæk Kommune

Lyngby Rådhus

Lyngby Torv 17

2800 Kgs. Lyngby

Telefon:  45 97 30 00 (omstilling)

E-mail:   lyngby@ltk.dk

CVR-nr.:  11 71 53 11

Databeskyttelsesrådgiver

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, kan du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver (DPO):

Telefon:  45 97 30 00

E-mail:    dpo@ltk.dk

Eller per brev som sendes til Lyngby-Taarbæk Kommune, Lyngby Torv 17, 2800 Kgs. Lyngby, Att. ’Databeskyttelsesrådgiveren’

Lovgrundlaget og formålet for behandling af dine oplysninger

Kommunen modtager mange henvendelser fra borgere, virksomheder og andre parter. I Lyngby-Taarbæk Kommune bruger vi derfor et værktøj, Smartmail, med kunstig intelligens til at sortere de mange e-mails ud til de forskellige afdelinger. Det betyder, at e-mails bliver åbnet og læst ved hjælp af maskinlæring (kunstig intelligens, AI), som automatisk behandler og videresender henvendelser fra kommunens hovedpostkasse til det relevante fagcenter, så henvendelser kan blive behandlet så hurtigt som muligt.

Vi behandler også personoplysninger til brug for udarbejdelse af ledelsesinformation for at kunne evaluere kommunens drift.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af: Da den tilsigtede formål med behandling er understøttelse af medarbejdernes arbejdsopgaver, kan behandlingen forankres i kommunens vejledningsforpligtelse jf. forvaltningsloven, og den forpligtelse kommunen generelt har, til at efterleve almindelige forvaltningsretlige grundsætninger.

Retsgrundlaget som behandlingen baserer sig på er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e og artikel 9, stk. 2, litra b og f, hvis der er tale om følsomme personoplysninger. Oplysninger om strafbare forhold behandles på baggrund af databeskyttelsesforordningens artikel 10, og Databeskyttelseslovens § 10. Databeskyttelseslovens § 11 benyttes til at behandle CPR-nummer.

Kategorier af personoplysninger

Der er mulighed for at vi kan behandle nedenstående kategorier af personoplysninger om dig, dog vil det afhænge af indholdet af din konkrete henvendelse.

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

·         Almindelige personoplysninger   

·         Oplysninger om straffedomme og lovovertrædelser       

·         Følsomme oplysninger

Hvor dine oplysninger stammer fra

Som udgangspunkt indsamler vi personoplysninger direkte fra dig selv dvs., de bliver indsamlet gennem din henvendelse til kommunen. Der kan dog være nogle tilfælde, hvor de indsamles via tredjemand, fx hvis en nabo klager over en anden nabo.

Modtagere af dine personoplysninger

Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

• Vores IT-leverandører og deres underleverandører Vi anvender eksterne leverandører (databehandlere) til drift af vores IT-systemer. Til håndtering af e-mails bruger vi systemet SmartMail, som leveres af Droids Agency ApS. Droids Agency ApS benytter Microsoft som underdatabehandler (samt Microsoft underdatabehandlere) til hosting af løsningen.

I nogle tilfælde vil vi, for at leve op til forvaltningslovens eller offentlighedsloven regler om aktindsigt, videregive oplysninger om dig.

Overførsel til tredjelande

Dine oplysninger kan blive overført til følgende tredjelande, som en del af behandlingen af Microsoft og dets underdatabehandlere.

Nord- og Sydamerika:

·         Brasilien

·         Canada

·         Chile

·         Mexico

·         USA

Asien:

·         Kina

·         Hong Kong

·         Indien

·         Indonesien

·         Israel

·         Japan

·         Malaysia

·         Qatar

·         Singapore

·         Sydkorea

·         Taiwan

·         Forenede Arabiske Emirater

Oceanien:

·         Australien

·         New Zealand

Afrika:

·         Sydafrika

Europa (uden for EØS):

·         Storbritannien

·         Schweiz

Overførselsgrundlaget med Microsoft er de nye Standardkontraktbestemmelser fra 2021 (SCC'er), som er udarbejdet af EU Kommissionen.

”Standardkontraktbestemmelser fra 2021” betyder standarddatabeskyttelsesbestemmelserne (databehandler til databehandler-modul)

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for det formål, de er indsamlet til, og for at overholde vores juridiske forpligtelser som offentlig myndighed.

Særligt for data i e-mailsystemet Smartmail For at sikre en konstant høj kvalitet og præcision i vores automatiske sortering af e-mails, anvendes data fra indkomne henvendelser til at vedligeholde systemets funktion. Derfor opbevares dine oplysninger i selve Smartmail-systemet i en periode på op til 6 måneder efter modtagelsen. Denne periode er nødvendig for, at systemets teknologi har et tilstrækkeligt datagrundlag til at kunne fordele nye henvendelser korrekt og effektivt.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte din sagsbehandler eller kommunens databeskyttelsesrådgiver.

Ret til indsigt

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger om behandlingen.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig rettet eller suppleret, således at vi ikke behandler oplysninger om dig, som er forældede eller på anden måde mangelfulde.

Ret til sletning

Du har i visse tilfælde ret til at få slettet de oplysninger vi behandler om dig.

Lyngby-Taarbæk Kommune kan dog ikke kan slette oplysninger om dig, hvis andre regler gør, at de ikke kan slettes. Dette kan f.eks. være offentlighedens regler om journaliserings- og notatpligt eller arkivloven.

Ret til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, f.eks. fordi du mener, at vores behandling af dine oplysninger ikke er lovlig.

Du har i visse tilfælde også mulighed for at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling, hvis der foreligger nogle hensyn til din særlige situation, som gør, at Lyngby-Taarbæk Kommune bør stoppe med at behandle de pågældende personoplysninger om dig.

Ret til begrænsning

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine oplysninger begrænset.

Dette betyder, at hvis betingelserne for at få begrænset behandlingen er opfyldt, må vi kun behandle dine personoplysninger i nogle særlige situationer.

Ret til at klage

Du har altid mulighed for at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk

Lyngby-Taarbæk Kommune har fokus på at beskytte data om borgere, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.

I det følgende kan du læse mere om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.

På lige fod med alle andre offentlige myndigheder har Lyngby-Taarbæk Kommune en databeskyttelsesrådgiver, som skal holde øje med, om kommunen håndterer persondata på lovlig og sikker vis.

For at vi som kommune kan levere vores kommunale services og ydelser har vi brug for informationer. Det gælder informationer om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.

Nedenfor kan du - forhåbentlig på en overskuelig måde - læse, om vores brug af konkrete it-redskaber, som benyttes i kommunen, og hvordan oplysningerne i disse systemer bruges og opbevares, samt hvilket lovgrundlag som anvendes for brug af it-værktøjerne.

Den dataansvarlige
Lyngby-Taarbæk Kommune er den juridiske enhed, som er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

Du kan kontakte os på:

Lyngby-Taarbæk Kommune

Lyngby Rådhus

Lyngby Torv 17

2800 Kgs. Lyngby

Telefon:  45 97 30 00 (omstilling)

E-mail:    lyngby@ltk.dk

CVR-nr.: 11 71 53 11

Databeskyttelsesrådgiver

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, kan du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver (DPO):

Telefon:  45 97 30 00

E-mail:    dpo@ltk.dk

Eller per brev som sendes til Lyngby-Taarbæk Kommune, Lyngby Torv 17, 2800 Kgs. Lyngby, Att. ’Databeskyttelsesrådgiveren’

Formål og lovgrundlaget for behandling af dine oplysninger

Formål

Som led i behandling af personoplysninger, hvori der anvendes et it-værktøj (system) der ved hjælp af kunstig intelligens, på baggrund af lydoptagelser fra møder/samtaler m.v. med kommunen, vil it-værktøjet automatisk danne et udkast til et referat af mødet / samtalen. Ved anvendelse af dette system vil vi behandle dine personoplysninger ud fra følgende formål:

At sikre, at samtaler og møder – fx med borgere, medarbejdere eller internt i kommunen – bliver dokumenteret præcist og korrekt. Det gælder både i sagsbehandling, personalesager og den generelle opgaveløsning i kommunen.

Ved anvendelse af it-værktøjet kan kommunens medarbejdere i desuden i langt højere grad fokusere fuldt ud på dialogen, uden at skulle tage noter undervejs. Det giver en mere nærværende samtale og en bedre oplevelse for borgeren – samtidig med, at dokumentationen bliver mere retvisende og juridisk korrekt.

Sådan fungerer det

It-værktøjet er et webbaseret system, der gør det nemt og sikkert at optage samtaler og møder som lydfiler. Systemet laver automatisk et udkast til et resumé af samtalen eller mødet.

Optagelsen sker direkte via computer eller telefon i webløsningen, så lydfilerne ikke gemmes lokalt på medarbejderens udstyr. Systemet har indbyggede sletteregler, som kan tilpasses efter behov.

Retsgrundlag

Kommunalfuldmagten giver kommuner mulighed for at udføre opgaver, der er nødvendige for varetagelsen af deres lovbestemte opgaver. Udarbejdelse af referater og notater er en naturlig del af kommunens administrative funktioner, og anskaffelse af en digital løsning til at omsætte tale til tekst kan anses som et værktøj til at effektivisere denne opgave.

Kommunen har således hjemmel til at købe og anvende en digital løsning til at omsætte tale til tekst som led i varetagelsen af sine administrative opgaver. Denne hjemmel findes i kommunalfuldmagten, som giver kommuner mulighed for at udføre opgaver, der er nødvendige for deres funktion.

Kategorier af personoplysninger

Der er mulighed for at vi kan behandle nedenstående kategorier af personoplysninger om dig, dog vil det afhænge af indholdet af din samtale med kommunen.

I princippet vil alle slags personoplysninger kunne blive behandlet, da systemet tager referat af samtaler med borgere og/eller medarbejdere. Det kan ikke udelukkes at borgerne / medarbejderne i disse samtaler, bringer hvilke som helst oplysninger ind i samtalerne.

Afhængig af dagsordenen for det konkrete møde eller samtale, vil forskellige oplysninger kunne indsamles. Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

·       Almindelige personoplysninger

·       Helbredsoplysninger

·       Oplysninger vedr. job og uddannelse, herunder fagforeningsmæssige tilhørsforhold

·       Følsomme og fortrolige oplysninger

Hvor dine oplysninger stammer fra

I de fleste tilfælde behandler vi kun de personoplysninger, som du selv har oplyst til kommunen, i de møder og samtaler du deltager i.

Modtagere af dine personoplysninger

Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:

• Vores IT-leverandører og deres underleverandører Vi anvender eksterne leverandører (databehandlere) til drift af vores IT-systemer. Til håndtering af e-mails bruger vi systemet SmartMail, som leveres af Droids Agency ApS. Droids Agency ApS benytter Microsoft som underdatabehandler (samt Microsoft underdatabehandlere) til hosting af løsningen.

I nogle tilfælde vil vi, for at leve op til forvaltningslovens eller offentlighedsloven regler om aktindsigt, videregive oplysninger om dig.

Overførsel til tredjelande

Dine oplysninger kan blive overført til følgende tredjelande, som en del af behandlingen af Microsoft og dets underdatabehandlere.

Nord- og Sydamerika:

·       Brasilien

·       Canada

·       Chile

·       Mexico

·       USA

Asien:

·       Kina

·       Hong Kong

·       Indien

·       Indonesien

·       Israel

·       Japan

·       Malaysia

·       Qatar

·       Singapore

·       Sydkorea

·       Taiwan

·       Forenede Arabiske Emirater

Oceanien:

·       Australien

·       New Zealand

Afrika:

·       Sydafrika

Europa (uden for EØS):

·       Storbritannien

·       Schweiz

Overførselsgrundlaget med Microsoft er de nye Standardkontraktbestemmelser fra 2021 (SCC'er), som er udarbejdet af EU Kommissionen.

”Standardkontraktbestemmelser fra 2021” betyder standarddatabeskyttelsesbestemmelserne (databehandler til databehandler-modul)

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger

Hvis du deltager i et møde, eller skal til en samtale på kommunen, vil det i mange tilfælde, være lovpligtig for kommunen, at lave referater af samtalen – det kaldes notatpligt. I referaterne vil der oftest være en række forskellige personoplysninger.
Vi opbevarer dine personoplysninger, i form af referater, så længe det er nødvendigt for det formål, de er indsamlet til, og for at overholde vores juridiske forpligtelser som offentlig myndighed.

I kommunen anvender vi et it-værktøj (system), til at danne automatiske referater, for de samtaler eller møder du deltager i. Ift. anvendelse af system til automatisk referatskrivning, vil alle oplysninger systemet anvender – herunder lydfilen, blive slettet lige så snart referatet, som mødet/samtalen vedr. er færdigt. I de fleste tilfælde, vil dette indebære at fx lydfilen slettes indenfor en time efter afholdelse af selve mødet.

I systemet er der dog fastsat et maksimum på 30 dage, som oplysningerne gemmes – såfremt det konkrete referat ikke er færdigbehandlet. I de fleste tilfælde, vil oplysningerne dog blive slettet langt hurtigere. 

Automatiske afgørelser

Der benyttes ikke af automatiske afgørelser.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte din sagsbehandler eller kommunens databeskyttelsesrådgiver.

Du kan læse mere om, hvilke rettigheder du har som registreret, og hvordan du bruger dem, på vores hjemmeside: Privatlivspolitik.

Ret til indsigt

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger om behandlingen.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig rettet eller suppleret, således at vi ikke behandler oplysninger om dig, som er forældede eller på anden måde mangelfulde.

Ret til sletning

Du har i visse tilfælde ret til at få slettet de oplysninger vi behandler om dig.

Lyngby-Taarbæk Kommune kan dog ikke slette oplysninger om dig, hvis andre regler gør, at de ikke kan slettes. Dette kan fx være offentlighedens regler om journaliserings- og notatpligt eller arkivloven.

Ret til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, fx fordi du mener, at vores behandling af dine oplysninger ikke er lovlig.

Du har i visse tilfælde også mulighed for at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling, hvis der foreligger nogle hensyn til din særlige situation, som gør, at Lyngby-Taarbæk Kommune bør stoppe med at behandle de pågældende personoplysninger om dig.

Ret til begrænsning

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine oplysninger begrænset.

Dette betyder, at hvis betingelserne for at få begrænset behandlingen er opfyldt, må vi kun behandle dine personoplysninger i nogle særlige situationer.

Ret til at klage

Du har altid mulighed for at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.