Booking og anvendelse af kommunale lokaler

Principperne for udlån, leje og benyttelse af kommunale lokaler og faciliteter skal sikre, at foreninger, borgere og andre aktører har mulighed for at se, hvilke regler der gælder for lån og leje af lokaler og faciliteter.

Grundreglen for udlån af kommunale lokaler er, at foreningen og aktiviteten, der foregår i de kommunale lokaler, har et almennyttigt formål og et formål som kommunen lovligt kan støtte. Almennyttigt betyder, at foreningen/aktiviteten har et generelt sigtet, dvs. at aktiviteten ikke har et privat eller kommercielt formål.

Derudover kan kommunen i begrænset omfang udleje – men ikke udlåne - lokaler til private eller kommercielle formål.

Lokaler og faciliteter er overordnet tilgængelige ud fra følgende:

•         Tilgængeligheden til lokaler og faciliteter gælder for foreninger, selvorganiserede grupper med et almennyttigt formål og andre, der ønsker at brug faciliteter
•          Der skal ske optimal udnyttelse af alle lokaler og anlæg, således at så mange borgere som muligt tilgodeses, og således at der er minimal ubenyttet tid.
•          Børn og unge primært tildeles tiderne mellem kl. 16 og 20.
•          Der kan principielt ikke tildeles faste lokaler og faciliteter. Det betyder, at foreninger ikke kan lægge beslag på et lokale eller facilitet i fuldt omfang, men som udgangspunkt kun i den tildelte tid. Kun i særlige tilfælde, hvor indretning eller speciel brug giver begrænsninger kan der gives dispensation fra den generelle målsætning.

1.1 Den lovmæssige ramme for udlån og udleje

Den lovmæssige ramme for udlån og udleje af kommunale lokaler og faciliteter i Lyngby-Taarbæk Kommune er folkeoplysningslovens bestemmelser om støtte til folkeoplysende voksenundervisning og frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde samt kommunalfuldmagtsreglerne.

Lyngby-Taarbæk Kommune skal jf. Folkeoplysningsloven anvise lokaler og faciliteter vederlagsfrit til folkeoplysende foreninger hjemmehørende i Lyngby-Taarbæk Kommune.

Lån af kommunens lokaler og faciliteter sker efter forskellige regler alt efter, om der er tale om udlån til godkendte foreninger efter folkeoplysningsloven eller udlån til andre aktører.

I henhold til Folkeoplysningsloven anvises der ikke lokaler og faciliteter til foreninger, hvis formål eller adfærd modarbejder eller underminerer demokrati og grundlæggende friheds- og menneskerettigheder. Der anvises heller ikke vederlagsfrit lokaler og faciliteter til aktiviteter, der har karakter af religiøse handlinger. Dette er også gældende for foreninger, der er godkendt på et andet grundlag end folkeoplysningsloven. Det er muligt mod betaling og i begrænset omfang at leje overskudkapacitet til religiøse handlinger.

1.2 Særligt vedr. aktiviteter med fortjeneste for øje

Gældende for alle folkeoplysende foreninger og frivillige foreninger er, at kommune som udgangspunkt ikke anviser lokaler vederlagsfrit til aktiviteter med fortjeneste for øje. Dog kan lokaler udlånes, hvis fortjenesten tilfalder foreningen og anvendes inden for enten folkeoplysningslovens rammer eller inden for foreningens almennyttige formål. En forening kan fx anvende et kommunal lokale til afholdelse af banko eller loppemarked, hvor overskuddet går til foreningens arbejde. Til dette formål kan alene bookes overskudskapacitet.

Gældende for alle andre brugere er, at kommunen ikke anviser lokaler vedlagerlagsfrit til aktiviteter med fortjeneste for øje, bortset ved kommerciel udlejning.

Følgende aktører kan som udgangspunkt låne kommunale lokaler uden betaling.

1. Kommunen, herunder kommunens egne institutioner.
2.  Folkeoplysende foreninger, der af kommunen er godkendt til at kunne anvises ledige egnede lokaler og faciliteter til deres folkeoplysende aktiviteter.
3. Frivillige sociale foreninger der er medlem af Frivilligcenter og Selvhjælp Lyngby-Taarbæk og/eller har en lokal forankring/lokal aktivitet.
4. Kulturforeninger
5. Grundejerforeninger, boligforeninger og handelsstandsforeninger o.l. kan til generalforsamlinger og oplysende møder for medlemmerne af foreningen låne lokaler 1-2 gange pr. år. Til øvrige formål og møder herudover betales leje jf. afsnit 3.
6. Lokalforeninger med et almennyttigt formål hvor aktiviteten har et fællesskabssigte og er åben for alle, men ikke opfylder alle foreningskrav i folkeoplysningsloven.
7. Borgerinitiativer uden foreningstilknytning/selvorganiserede grupper med et almennyttigt formål. Aktiviteten skal have et fællesskabssigte og skal hovedsageligt bestå af borgere fra Lyngby-Taarbæk Kommune, som i fællesskab ønsker at dyrke en fælles aktivitet, som er åben for andre interesserede deltagere. En repræsentant over 18 år fra gruppen skal her være ansvarlig for lån af lokalet.
8. Lokale partiforeninger som er opstillingsberettigede.
9. Skoleklasser til klassearrangementer fx klassemøder, trivselsarrangementer mv, dog ikke private arrangementer. Lokaler skal bookes via skolen.

2.1 Generelle vilkår for dem der kan låne kommunale lokaler uden betaling

•          A–C tildeles lokaler i forbindelse med den årlige sæsonfordeling. D-I kan få tildelt lokaler efter sæsonfordelingen er afsluttet, hvor der er ledig tid.
• Foreningen skal være hjemmehørende i Lyngby-Taarbæk Kommune
• En forenings virksomhed skal bygge på demokrati, fællesskab og et fælles idégrundlag.
• Foreninger og grupper skal oplyse formålet med anvendelsen af lokalet.
• Foreninger skal været CVR registreret – det skyldes, at kommunen jf. disse principper kan opkræve foreninger for ekstra rengøring, beskadigelse af lokaler, inventar og udstyr. 

2.2 Lokalelån til stiftende generalforsamling

Det er muligt at låne et klasselokale til en stiftende generalforsamling.

Følgende aktører kan som udgangspunkt leje kommunale lokaler mod betaling. 

1. Selvejende/private institutioner fx privatskoler
2. Udenbys foreninger, der ikke er hjemmehørende i kommunen
3. Virksomhedslignende organisationer fx brancheforeninger, landsorganisationer, specialforbund mv.
4. Grundejerforeninger, boligforeninger og handelsstandsforeninger o.l. til øvrige formål og møder udover de i afsnit 2 punkt E beskrevne aktiviteter
5. Virksomheder
6. Trossamfund kan leje lokaler til religiøse handlinger jf. særskilt afsnit herfor i disse principper.

3.1 Generelle vilkår for dem der kan leje kommunale lokaler

·         Priser for leje fremgår af kommunens takstblad.

3.2 Booking af ledig banetid på kommunens idrætsfaciliteter

Enkeltpersoner, der ønsker at anvende ledig banetid på kommunens idrætsfaciliteter, kan booke via Wannasport eller lignende løsning. Ved leje af ledig tid er der ikke bopælskrav dog skal lejer være fyldt 15 år.

I tilfælde af, at to eller flere foreninger eller andre aktører ønsker, at benytte samme lokale eller facilitet på samme tidspunkt, prioriteres der i følgende rækkefølge ved tildeling:

1. Kommunens egne aktiviteter.
2. Folkeoplysende aktiviteter for personer med handicap*.
3. Frivillige folkeoplysende foreningers aktiviteter til børn og unge**.
4. Folkeoplysende voksenundervisning.
5. Frivillige folkeoplysende foreningers aktiviteter for voksne.
6. Ikke-folkeoplysende foreninger og borgerinitiativer uden foreningstilknytning/selvorganiserede grupper hjemmehørende i Lyngby-Taarbæk Kommune.
7. Kommercielle aktiviteter og foreninger, der ikke er hjemmehørende i Lyngby-Taarbæk Kommune

*Inden for det folkeoplysende område defineres personer med handicap som personer, der i forhold til den enkelte aktivitet har et funktionsbestemt behov for hjælp.

**Ifølge folkeoplysningsloven er man barn/ung, indtil man fylder 25 år.

På idrætsområdet gælder særlige regler. For at indgå i sæsonfordelingen af tider, er det her et krav, at foreningen er godkendt som folkeoplysende forening og har idræt som hovedaktivitet. Tildeling af kommunale lokaler og faciliteter til idræt og bevægelse følger kommunens ”Principper for udlån af kommunale lokaler og faciliteter til idræt og bevægelse”.

Indtil klokken 21.00 prioriteres aktiviteter med instruktion foran aktiviteter uden instruktion.

De tildelte lokaler må udelukkende benyttes til de ansøgte aktiviteter.

Kommunale lokaler udlånes ikke til private arrangementer og fester, med undtagelse af mødelokalerne på idrætsanlæg hvis der er en forpagter.

Kommunale lokaler kan heller ikke anvendes til formål eller adfærd modarbejder eller underminerer demokrati og grundlæggende friheds- og menneskerettigheder.

Kommunen udlåner og udlejer egnede ledige lokaler og faciliteter. Kommunen vurderer, hvornår et lokale er ledigt og egnet. Der kan ikke kræves særligt udstyr opsat i et lokale eller en facilitet, da mange af kommunens lokaler og faciliteter anvendes af flere brugere til forskellige aktiviteter.

Lokaler og faciliteter stilles som udgangspunkt til rådighed, som det forefindes. Det vil sige med lys, varme, rengøring og det udstyr og indretning, der er i lokalet når det anvendes til dets primære brug. Fx stilles et hjemkundskabslokale til rådighed med det udstyr og inventar, der er til rådighed og som anvendes, når en skole har madkundskab eller med de redskaber der er i en gymnastiksal.

Lokalet skal forlades i samme stand som det modtages. Det vil sige, at inventar i lokalet skal stå som da lokalet eller faciliteten blev modtaget.

6.1 Opbevaring og forsikring af eget udstyr og rekvisitter

Da lokalerne bruges af mange, har foreningerne ikke ret til skabe el.lign. til opbevaring af eget udstyr og rekvisitter. Der kan dog, hvor det er muligt, træffes aftale om opbevaring af udstyr.

Når en forening medbringer sine egne rekvisitter, kun til brug af foreningens medlemmer, og det skal opbevares på fx en skole i et lånt lokale, skal foreningen selv tegne en løsøreforsikring.

6.2 Erstatningsansvar

Ekstraordinære udgifter til rengøring, reparation og genanskaffelse af inventar mv. pålægges brugerne.

Brugere af kommunens lokaler og faciliteter kan pålægges erstatningsansvar ved misligholdelse af lokaler og faciliteter med tilhørende udstyr.

Der skelnes her mellem alment slid og misligholdelse/hærværk. Ved alment slid pålægges udgiften kommunen og ved misligholdelse og hærværk pålægges erstatningsansvaret låner/lejer.

En bruger skal kontakte kommunen straks efter brug af lokalet, hvis man kommer til at ødelægge noget.

6.3 Misligholdelse og udelukkelse

Ved misbrug og misligholdelse af disse retningslinjer kan en foreningen/bruger udelukkes for brug af kommunale lokaler. Foreningen/brugeren vil få en skriftlig begrundelse for udelukkelse fra brugen af lokaler.

En række kommunale lokaler stilles til rådighed for udlån og udleje herunder skoler, idrætsfaciliteter mv. Tilgængelige lokaler kan findes i kommunens lokalebookingsystem.

7.1 Skoler

På de kommunale skoler stilles udvalgte klasselokaler, faglokaler og gymnastiksale til rådighed. Skolerne har råderet over lokalerne indtil kl. 16.00. Efter kl. 16.00 mandag til fredag og lørdag/søndag stilles aftalte lokaler normalt til rådighed for fritidsaktiviteter i henhold til Folkeoplysningsloven, men det er også muligt for andre brugergrupper at anvende lokaler på skolerne til deres aktiviteter.

Skolernes lokaler er ikke til rådighed i skoleferier og på helligdage, medmindre der træffes en særlig aftale med forvaltningen.

7.2 Idrætsanlæg og -faciliteter

På kommunens idrætsanlæg stilles haller, sale, inden- og udendørsbaner og mødelokaler til rådighed i det omfang, at faciliteten stemmer overens med foreningsaktiviteten.

Tider, der ikke er tildelt eller benyttes af førnævnte foreninger, vil blive udlagt til udlån/udlejning.

Disse faciliteter kan som hovedregel udlånes til kommunale institutioner og foreninger hvis hovedaktivitet er idræt og udlånes i henhold til ”Principper for udlån af kommunale lokaler og faciliteter til idræt og bevægelse”. Disse principper lægges blandt andet til grunde for den årlig sæsonfordeling af idrætsfaciliteterne i Lyngby-Taarbæk Kommune. Kommunens idrætsfaciliteter er som udgangspunkt forbeholdt folkeoplysende idrætsforeninger.

7.3 Mødelokaler

Mødelokaler på idrætsanlæg indgår som udgangspunkt ikke i sæsonfordelingen i aftentimerne og weekender, ligesom, der heller ikke kan laves faste ugentlige bookinger i mødelokalerne i aftentimer og weekender. Her henvises til lokaler på skolerne.

Booking af lokaler sker gennem kommunens Foreningsportal. Alle brugere at portalen godkendes af forvaltningen i henhold til disse principper.

Der skelnes mellem tre former for udlån af lokaler.

1. Sæsonlån/leje: Fx en foreningens eller skoles sæson, som afgrænser sig til en periode på en bestemt ugedag og et bestemt tidsrum.
2. Datobestemt lån/leje: Enkelte lån på udvalgte datoer og tidsrum.
3. Turneringslån: En eller flere dage, hvor en forening afholder turnering, stævne eller kamp.

8.1 Sæsonreservationer

Ansøgning om sæsonreservationer sker for et skoleår ad gangen, og finder sted i foråret inden skoleårets start. Reservationerne omfatter undervisning eller faste ugentlige foreningsaktiviteter. Der henvises til de særskilte ”Principper for udlån af kommunale lokaler og faciliteter til idræt og bevægelse”. Principperne er tilgængelige www.ltk.dk.

8.2 Enkeltstående reservationer

Ansøgning om reservationer til enkeltstående arrangementer sker, når sæsontildeling er færdiglagt.

Enkeltstående tildeling af lokaler og faciliteter foretages hele året via kommunens foreningsportal. Der kan senest forespørges 48 timer før aktiviteten finder sted.

Ønsker om enkeltstående tildeling af lokaler og faciliteter, der rækker ind i kommende sæson, vil normalt ikke kunne godkendes, før sæsontildeling er færdiglagt.

Booking af lokaler foretages via kommunens lokalebookingsystem ”Foreningsportalen”.

8.3 Turneringsreservationer

Haller på idrætsanlæg er spærret i weekender for bookinger indtil turneringer for den kommende sæson er offentliggjort fra de forskellig idrætsforbund. Når det sker, vil kampe og turnering blive lagt ind i bookingsystemet og hallerne åbnes for bookinger fra øvrige brugere.

Brugere af kommunens lokaler og faciliteter må være indstillet på, at der kan ske lejlighedsvise aflysninger som følge af kommunens (fx skolens) egen brug, stævne- og turneringsaktiviteter, større arrangementer mv.

Ferielukning: Skolerne og deres tilhørende lokaler og faciliteter er lukket i skolernes ferie. Det kan dog være muligt at disponere over lokaler og faciliteter i forbindelse med turneringskampe, sommerferieaktiviteter o.l.

Som udgangspunkt kan der ikke overnattes i Lyngby-Taarbæk Kommunes lokaler og haller. Dog kan der ved særlige lejligheder indgås en særaftale med lokale folkeoplysende foreninger fx i forbindelse med et idrætsstævne o.l.

Ved overnatning skal der foreligge en godkendelse fra Beredskab Øst som indhentes af den pågældende forening.

Der opkræves et gebyr pr. overnattende samt for ekstra rengøring.

Afmelding af allerede reserverede lokaler kan ske i det tilfælde, at kommunen selv skal bruge lokalet, med minimum 14 dages varsel.

Hvis et lokale, der er reserveret af en folkeoplysende forening, afmeldes mindre end 14 dage før reservationen, kan foreningen få dækket de dokumenterede udgifter, foreningen måtte have i forbindelse med aflysningen, herunder lønudgifter.
I de tilfælde hvor en skole afmelder lokalet i mindre end 14 dage før den reserverede dato, skal skolen dække foreningens eventuelle udgifter.

Hvis foreningen ønsker en genplacering af aktiviteten, som følge af en afmelding af lokalet, skal foreningen kontakte forvaltningen, der vil være behjælpelig med at finde et andet egnet lokale.

Hvis et lokale ikke skal bruges alligevel, er brugeren forpligtet til at aflyse bookingen.

Der gælder særlige regler for aflysning af Lundtofte Kultursal – se afsnit 13.

13.1 Lundtofte Kultursal

Lundtofte Kultursal anvendes både af Lundtofte skole til aktiviteter og arrangementer samt af kommunens kulturinstitutioner. Derudover er salen egnet til større arrangementer fx koncerter, teater og foredrag. Tildeling af tider sker på baggrund af en arrangementsansøgning i kommunens bookingportal og efter prioriteringslisten i afsnit 4.

Salen indgår ikke i den ordinære sæsonfordeling og kan udenfor skoletid primært anvendes til enkeltstående arrangementer. Lundtofte Skole kan råde over salen i afgrænsede perioder, hvor det ikke er muligt at have andre brugere inde fx ved terminsprøver, eksaminer eller et forløb med en af kommunens kulturinstitutioner. Disse perioder vil blive reserveret i bookingportalen forud for skoleårets start.

Lokalet anvendes med det inventar som er til rådighed, dog betales der gebyr for anvendelse af AV-udstyr. Dette gælder både brugere fra afsnit 2 og 3. Der kan bestilles borde og stole som bruger selv skal stille op og tage ned.

Læs mere om booking af Lundtofte Kultursal

13.2 Fennebergsalen

Salen benyttes alle ugens dage af Stadsbiblioteket, Kommunens kulturinstitutioner og lokale foreninger.

Salen indgår ikke i den ordinære sæsonfordeling og kan primært anvendes til enkeltstående arrangementer. Stadsbiblioteket har fortrinsret til booking af salen til egne arrangementer. Når datoerne for arrangementer i Fennebergsalen er fastlagt, hvilket sker ca. medio juni og medio november, kan ledige dage bookes.

Lokalet bookes ikke via Foreningsportalen, men via Kultur og Biblioteksadministration.

Af kommunes takstblad fremgår priser for leje og serviceydelser fx anvendelse af AV-udstyr.

Fennebergsalen kan ikke lejes til religiøse handlinger.

13.3 Lyngby Rådhus

Lokalerne Spisestue 1 og Frokoststuen + Spisestue 2 på 5. sal kan bookes fra mandag-fredag mellem 17.00-21.00 og lørdag-søndag fra 9.00-18.00.

Frokoststuen og Spisestue 2 bookes som et samlet lokale, da det ikke er muligt at komme ind i spisestue 2 uden at gå igennem kantinen. Lokalet anvendes med det inventar som er til rådighed og der må ikke rykkes på bord- og stoleopstilling, når lokalerne benyttes. Det er ikke muligt at bestille en anderledes bord- og stoleopstilling

Lokalerne bookes via foreningsportalen og indgår ikke i den ordinære sæsonfordeling. Der er ikke åbent for sæsonbookinger eller faste bookinger på rådhuset, men alene til enkeltstående arrangementer.

Der kan bookes op til senest en uge før arrangementet. 

Læs mere om booking af Lyngby Rådhus

Principperne er godkendt af kommunalbestyrelsen den 19. juni 2025 og træder i kraft pr. 1. juli 2025.