Sådan behandler vi dine persondata i Center for Borgerservice, Arbejdsmarked og Kultur

Vi behandler personoplysninger efter Databeskyttelsesforordningen (forordning 2016/679 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger) og dansk lov på området.

Vores lovhjemmel er art. 6, stk. 1, litra e i Databeskyttelsesforordningen for så vidt angår de opgaver, som kommunen er forpligtet til at varetage ved lov.

For behandling af cpr. nr. oplysninger er vores hjemmel databeskyttelsesloven §11.

For så vidt angår behandling af særlig følsomme data, er vores hjemmel til behandlingen artikel 9, stk. 2, litra g og h i Databeskyttelsesforordningen.

Center for Borgerservice, Arbejdsmarked og Kultur behandler forskellige kategorier af personoplysninger afhængigt af den konkrete sag og den opgave, vi varetager.

Vi behandler almindelige personoplysninger om dig, fx:

• navn, adresse og kontaktoplysninger
• CPR-nummer
• oplysninger om beskæftigelse og uddannelse
• økonomiske forhold
• familie- og boligforhold
• øvrige oplysninger, der er relevante for den konkrete sag eller ydelse.

Når det er nødvendigt for at varetage vores opgaver eller behandle din sag, kan vi desuden behandle fortrolige oplysninger, oplysninger om strafbare forhold samt følsomme personoplysninger. Det kan fx være oplysninger om:

• helbredsforhold
• sociale forhold
• racemæssig eller etnisk oprindelse
• religiøs eller filosofisk overbevisning
• seksuelle forhold eller seksuel orientering
• strafbare forhold.

Det er ikke alle typer oplysninger, der behandles i alle sager. Vi behandler alene de personoplysninger, der er relevante og nødvendige for den konkrete opgave eller sag.

Vi modtager som udgangspunkt personoplysninger direkte fra dig, fx når du kontakter kommunen, indsender en ansøgning eller på anden måde er i kontakt med Center for Borgerservice, Arbejdsmarked og Kultur.

Afhængigt af den konkrete sag kan vi også modtage eller indhente oplysninger fra andre kilder. Det kan fx være:

• offentlige registre, herunder Det Centrale Personregister (CPR)
• andre kommunale afdelinger
• andre kommuner og offentlige myndigheder
• regioner og sundhedsprofessionelle
• arbejdsgivere og virksomheder
• uddannelsesinstitutioner
• andre samarbejdspartnere, når der er et lovligt grundlag for at indhente oplysningerne.

Hvis vi behandler personoplysninger om dig, som vi ikke har modtaget direkte fra dig, vil du som udgangspunkt blive orienteret om behandlingen i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne.

Samtykke

Når personoplysninger er nødvendige for, at vi kan løse vores opgaver, er behandlingen som udgangspunkt ikke baseret på samtykke. Hvis samtykke er påkrævet, indhenter vi det. 

Vi videregiver dine personoplysninger, hvis det er nødvendigt for sagsbehandlingen til for eksempel:

• Hørings- og orienteringsberettigede, eksterne rådgivere, klagenævn og andre myndigheder og domstole
• Databehandlere for vores fagsystemer

Men det kan også være i tilfældet af at vi er forpligtet til at dele informationer som anvendes i pseudonymiseret form til statistik, forskning og ledelsesinformation:

• Danmarks Statistik
• FLIS (Ledelsesinformationssystem)

Navn og adresse (almindelige personoplysninger) kan blive offentliggjort i dagsordener mv. ved en politisk behandling.

Hvis der anmodes om aktindsigt efter forvaltningsloven eller offentlighedsloven, kan Center for borgerservice, arbejdsmarked og kultur være forpligtet til at videregive oplysninger om dig til den person, der har anmodet om aktindsigt.

Center for borgerservice, arbejdsmarked og kultur overfører ikke dine personoplysninger til tredjelande der ligger uden for EØS’ grænser.

Hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger afhænger af, hvor længe vi har brug for oplysningerne for at løse formålet med behandlingen.

Når vi har færdigbehandlet din sag, afsluttes den journalsag, som dine oplysninger indgår i. Afhængende af arkivlovgivningen vil sagen efter en vis periode enten blive slettet eller overført til arkiv i overensstemmelse med slettefristerne i KL Emnesystematik.

Center for Borgerservice, Arbejdsmarked og Kultur anvender på visse områder automatiserede processer som led i sagsbehandlingen. Det betyder at hele eller dele af behandlingen i nogle tilfælde kan gennemføres automatisk på baggrund af oplysninger i sagen og oplysninger fra relevante registre og andre datakilder.

 Pensionsområdet

På pensionsområdet anvendes automatiserede processer i Kommunernes Pensionssystem (KP).

I forbindelse med udbetaling af visse tilskud kan systemet f.eks. automatisk kontrollere, om der foreligger en bevilling, beregne tilskuddets størrelse og efterfølgende sende en udbetalingsmeddelelse til borgeren.

KP indeholder desuden automatiserede funktioner, der blandt andet kan anvende oplysninger om indkomst og formue til beregning af tillæg og regulering af eksisterende ydelser.

Afhængigt af den konkrete ydelse og sagens karakter kan behandlingen ske automatisk eller kræve behandling af en medarbejder.

Fleksløntilskud

På flekslønområdet anvendes automatiseret behandling i Kommunernes Ydelsessystem (KY) i forbindelse med den løbende beregning og udbetaling af fleksløntilskud.

Den indledende behandling og afgørelse om borgerens ret til fleksløntilskud foretages af en medarbejder. Herefter kan de løbende månedlige beregninger og udbetalinger gennemføres automatisk på baggrund af oplysninger om blandt andet borgerens løn og beskæftigelse.

Systemet anvender oplysningerne til at beregne fleksløntilskuddets størrelse efter de gældende regler og gennemføre den efterfølgende udbetaling.

Hvis oplysningerne ikke opfylder betingelserne for automatisk behandling, eller hvis der konstateres forhold, som kræver en konkret vurdering, overgår sagen til manuel behandling.

Sygedagpengeområdet

På sygedagpengeområdet anvendes automatiserede processer i forbindelse med blandt andet vurdering af berettigelse til sygedagpenge, beregning af udbetalinger, berettigelsestjek og afslutning af sager.

Den automatiserede behandling sker på baggrund af de oplysninger, der er tilgængelige i sagen, herunder oplysninger fra NemRefusion, Mit Sygefravær og relevante offentlige registre, fx indkomstoplysninger.

Hvis de nødvendige oplysninger er tilgængelige, og sagen opfylder betingelserne for automatisk behandling, kan dele af sagsbehandlingen, herunder berettigelsestjek, beregning og udbetaling, gennemføres automatisk.

Hvis der er manglende eller modstridende oplysninger eller andre forhold, som kræver en konkret vurdering, stoppes den automatiserede behandling, og sagen behandles af en medarbejder.

Der anvendes desuden automatiserede processer til blandt andet journalisering af hændelser og afskrivning af refusion, hvis en virksomhed ikke har søgt inden for den gældende frist.

Kontanthjælpsområdet

På kontanthjælpsområdet anvendes automatiserede processer i Kommunernes Ydelsessystem (KY) som led i administrationen og udbetalingen af ydelser.

De automatiserede processer anvendes blandt andet i forbindelse med medicintilskud, fritidstillæg, beskæftigelseskrav og udsendelse af udbetalingsmeddelelser:

Medicintilskud
KY anvender oplysninger i sagen til at identificere borgere, der er omfattet af reglerne om medicintilskud, og understøtter den efterfølgende administration af tilskuddet. Dele af processen, herunder udsendelse af breve til borgeren, gennemføres automatisk

Fritidstillæg
KY understøtter administration og udbetaling af fritidstillæg. Systemet anvender relevante oplysninger i sagen til at håndtere tillægget og kan automatisk gennemføre dele af processen, herunder beregning, udbetaling og udsendelse af breve.

Beskæftigelseskrav
KY anvender indkomstoplysninger til automatisk at opgøre og overføre timer til beskæftigelseskravet. Oplysningerne indgår herefter i vurderingen af, om borgeren opfylder beskæftigelseskravet.

Hvis oplysningerne ikke kan behandles automatisk, eller der er forhold, som kræver en konkret vurdering, behandles sagen af en medarbejder.

Udbetalingsmeddelelser

I forbindelse med udbetaling af ydelser kan KY automatisk danne og sende en udbetalingsmeddelelse til borgeren, når udbetalingen endeliggøres.

De automatiserede processer anvendes for at understøtte en ensartet, korrekt og rettidig sagsbehandling.

Når en sag ikke kan behandles automatisk, fordi den indeholder oplysninger eller forhold, som kræver en konkret vurdering, behandles sagen af en medarbejder.

På arbejdsmarkedsområdet anvendes kunstig intelligens (AI) som et teknisk hjælpemiddel til at generere udkast til referater af samtaler mellem borger og sagsbehandler. Såfremt AI anvendes i forbindelse med en samtale, vil borgeren blive informeret herom forud for eller under samtalen. Udkast genereret ved brug af AI udgør alene et foreløbigt dokument og vil altid blive gennemgået, kvalitetssikret og godkendt af den ansvarlige sagsbehandler.

Herudover kan AI anvendes til at udarbejde korte, interne opsummeringer af en borgers sagsforløb med henblik på at understøtte sagsbehandlerens forberedelse til møder og samtaler. Disse opsummeringer anvendes udelukkende som internt arbejdsredskab.

Oplysninger, der behandles ved anvendelse af AI, videregives ikke til uvedkommende tredjeparter. Data fra konkrete borgersager i Lyngby-Taarbæk Kommune anvendes ikke til træning, videreudvikling eller forbedring af de anvendte AI-modeller. 

Behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesretlige regler.

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte Center for Borgerservice, Arbejdsmarked og Kultur eller kommunens databeskyttelsesrådgiver.

Du kan læse mere om dine rettigheder, og hvordan du gør brug af dem, på kommunens hjemmeside: https://www.ltk.dk/mine-persondata.

Ret til indsigt

Du har som udgangspunkt ret til at få indsigt i de personoplysninger, som Center for Borgerservice, Arbejdsmarked og Kultur behandler om dig. Du har også ret til at få en række oplysninger om, hvordan og hvorfor vi behandler dine personoplysninger.

Du kan anmode om indsigt ved at kontakte kommunen, fx via Digital Post. Der er ikke særlige formkrav til din anmodning.

Vi besvarer som udgangspunkt din anmodning uden unødig forsinkelse og senest en måned efter, at vi har modtaget den. I særlige tilfælde kan fristen forlænges med op til to måneder. Hvis det bliver nødvendigt, vil du blive orienteret om forlængelsen og årsagen hertil.

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig rettet. Du har i visse tilfælde også ret til at få ufuldstændige oplysninger suppleret.

Ret til sletning

Du har i visse tilfælde ret til at få slettet personoplysninger om dig.

Retten til sletning gælder dog ikke i alle tilfælde. Som offentlig myndighed kan kommunen være forpligtet til at opbevare oplysninger efter anden lovgivning, fx regler om journalisering, notatpligt og arkivering.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.

Hvis du gør indsigelse, vurderer vi, om der er grundlag for at fortsætte behandlingen af dine oplysninger under hensyn til grundlaget for behandlingen og omstændighederne i din konkrete situation.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Hvis behandlingen begrænses, betyder det som udgangspunkt, at oplysningerne fortsat må opbevares, men kun må behandles på andre måder i særlige tilfælde.

Ret til at klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Du kan finde information om dine klagemuligheder og Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside: https://www.datatilsynet.dk.