Retningslinje for rekruttering i Lyngby-Taarbæk Kommune

Retningslinjen skal bidrage til at sikre vellykkede rekrutteringsforløb, således at LyngbyTaarbæk Kommune til enhver tid ansætter ledere og medarbejdere med de faglige og personlige kvalifikationer og kompetencer, som bedst understøtter udførelsen af kerneopgaven nu og i fremtiden. Retningslinjen skal samtidig sikre, at alle ansøgere oplever en respektfuld og ligeværdig behandling gennem hele rekrutteringsprocessen, og at kommunen derved fremstår som en professionel, ordentlig og attraktiv arbejdsplads. Retningslinjen beskriver, hvordan ledere og medarbejdere skal etablere en hensigtsmæssig ansættelsesproces, der sikrer, at enhver ledig stilling besættes med den ansøger, der efter en samlet vurdering anses for bedst kvalificeret.

Ansættelsesudvalg

Inden nedsættelse af et ansættelsesudvalg skal den ansættende leder være opmærksom på, om permanent ledige timer skal tilbydes til deltidsansatte efter reglerne om deltidsansattes fortrinsadgang til et højere timetal. Ansættelsesudvalget nedsættes af den ansættende leder. Ansættelsesudvalget medvirker under hele forløbet, herunder ved udarbejdelse af stillingsopslag, udvælgelse af ansøgere til samtale og gennemførelse af ansættelsessamtaler. I et ansættelsesudvalg er den typiske situation, at man taler sig frem til enighed om, hvilken ansøger, der i forhold til det ledige job vurderes som bedst egnet. Uanset, om der igennem drøftelserne er opnået fuld enighed eller ej, er det altid i sidste ende den ansættende leder, der træffer beslutning om, hvem der skal tilbydes jobbet.

Sammensætning af ansættelsesudvalg

For at sikre, at alle relevante synspunkter indgår i vurderingen ved ansættelser, skal ansættelsesudvalget så vidt muligt være bredt sammensat. Ansættelsesudvalget skal både bestå af relevante lederrepræsentanter og relevante medarbejderrepræsentanter, således at repræsentanterne i ansættelsesudvalget kender den enkelte arbejdsplads og den stilling, der skal besættes.

Stillingsopslag

Alle stillinger, både faste og midlertidige, besættes efter offentligt opslag. Opslag kan dog undlades ved kortere vikariater, ferieafløsning eller anden kortvarig beskæftigelse i op til 12 måneder. Intern omplacering kan også ske uden opslag. Tillidsrepræsentanten skal også orienteres ved midlertidige ansættelser uden opslag. Personalejura og Arbejdsmiljø kan vejlede den ansættende leder nærmere om betingelserne for i øvrigt at anvende midlertidige ansættelser, herunder betingelserne for at forlænge en midlertidig ansættelse. Hvis en midlertidig stilling gøres varig, skal stillingen altid i offentligt opslag, og proceduren ved besættelse af almindelige faste stillinger følges. Konstitution kan ske uden opslag, hvis konstitutionen er af en vis kortere varighed.

Introduktion af nye medarbejdere

En god rekrutteringsproces indeholder også en god introduktion af den nye medarbejder.

Introduktionen skal være målrettet og sikre, at medarbejderen bliver budt ordentlig velkommen af både leder og kolleger. Arbejdsstedet skal derfor prioritere at bruge tid på at introducere den nye medarbejder til arbejdspladsen. Introduktionen skal således sikre, at den nye medarbejder får de informationer, oplysninger og værktøjer, der er nødvendige for at kunne løfte opgaverne. Se i øvrigt kommunens intranet, hvor der ligger inspirationsmateriale m.v.

Ansvar og roller

Leder, ansættelsesudvalg, kolleger og tillidsvalgte/MED-udvalget har forskellige roller og ansvar i forbindelse med rekruttering, men fælles for alle er, at man hver især har et medansvar for at sikre en god rekruttering og introduktion.

Ledelse:

• Den ansættende leder er formand for ansættelsesudvalget. Lederen udpeger ledelsesrepræsentanterne i udvalget og beslutter antallet af medarbejderrepræsentanter i udvalget.
• Har ved uenighed beslutningskompetencen angående ansættelsesudvalgets sammensætning i forhold til medarbejderrepræsentanter.
• Har det samlede ansvar for ansættelsesforløbet, herunder det overordnede ansvar for udarbejdelsen af en stillings- og personprofil.
• Afdækker, om der er interesserede interne ansøgere, der har de rette kompetencer, og derfor kan opfordres til at søge stillingen.
• Har ansvaret for, at ansættelsesprocessen sker i tæt dialog med ansættelsesudvalget, og at ansættelsesudvalget er bekendt med sine opgaver og pligter.
• Sikrer, at alle ansættelsesudvalgets medlemmer løbende får mulighed for at bidrage under rekrutteringsprocessen, herunder også med deres vurdering af ansøgerfeltet.
• Har den endelige beslutningskompetence, når det kommer til at beslutte, hvilken ansøger, der skal tilbydes stillingen (Vær opmærksom på særlovgivning f.eks. på skoleområdet)
• Har ansvaret for at sikre, at prøvetiden reelt bliver anvendt til en vurdering af, om der er en tilfredsstillende balance imellem den nyansattes jobvaretagelse og jobprofilen.

Ansættelsesudvalg:

• Bidrager med viden og input i forhold til stillingsindhold og stillingsprofil, inden stillingen slås op, således at stillingsopslaget afspejler de aktuelle og fremtidige behov. Dette skal ske ud fra arbejdspladsens mål, forventede fremtidige opgaver og den nuværende personalesammensætning.
• Har et fælles ansvar for at fremme en god rekrutteringsproces.
• Bidrager med deres vurdering af ansøgerne, herunder deres begrundede vurdering af, hvilken ansøger, der bedst matcher den opslåede stilling.
• Tilstræber, at der opnås enighed om valg af ansøger.

Kolleger:

• Tager godt imod den nye kollega

Tillidsvalgte/MED-udvalget:

• Foreslår medarbejderrepræsentanter til ansættelsesudvalget. Tillidsrepræsentanten kan være med i ansættelsesudvalget, men har ikke krav på dette.
• Giver input til ansættelsesudvalget vedrørende den ledige stillings indhold og profil.

Denne retningslinje er aftalt i Hovedudvalget den 29.01.2021, og den omfatter alle ansatte i Lyngby-Taarbæk Kommune. Der er tale om en retningslinje, jf. MED-rammeaftalens § 8. Retningslinjen træder i kraft den 01.02.2021 og erstatter Retningslinjer for ansættelsesprocedurer, herunder anvendelse af prøvetid, der var godkendt af Hovedudvalget den 25. juni 2014, og Retningslinjer for indhentelse af straffeattest, godkendt af Hovedudvalget den 11. november 2016.

Retningslinjen er en minimumsaftale. Den kan suppleres med lokale instrukser eller aftaler, så længe disse ikke strider mod denne eller andre politikker og retningslinjer i Lyngby-Taarbæk Kommune.

Retningslinjen kan opsiges med 3 måneders varsel, men kan i øvrigt altid ændres, hvis der er enighed herom. Der henvises til § 8, stk. 6, i MED-rammeaftalen.

Denne retningslinje evalueres, når lønmodtager- eller arbejdsgiversiden i Hovedudvalget måtte ønske det.

• Administrativ vejledning om rekruttering m.v.
• Rekrutteringstrappen (Vejledningsmateriale m.v., der ligger på Kompasset)